Les entrées/sorties (attribution voiture de fonction / restitution) des véhicules sont des moments critiques dans le cycle de vie du parc.
Une organisation rigoureuse est nécessaire pour prévenir et éviter les dérives en fin de contrat, réduire les avances de trésorerie aux loueurs, clarifier les frais de restitution, éviter les pertes de temps pour le collaborateur.
Dans le cadre de votre politique de la voiture, MoPlus garantit le respect de vos procédures pour les prises en charge des nouveaux véhicules et la restitution des anciens de manière à :
- Transmettre à temps le dossier de livraison/restitution complet au collaborateur (carte grise, attestation d’assurance, carte carburant, PV de livraison et restitution, charte conducteur, etc.) ;
- S’assurer du retour rapide des documents validant l’échange de véhicules (PV, double de clef, carte grise et carte carburant de l’ancien véhicule, …) ;
- Se charger de transmettre ces éléments aux loueurs pour garantir l’arrêt du contrat à la date de restitution ;
- Contrôler les procédures de restitution pour maîtriser les frais de restitution ;
- Annuler les cartes carburant des véhicules restitués ;
- Mettre à jour le parc auprès de l’assureur ;
- Contrôler l’arrêt des prélèvements ;
- Vérifier les avoirs dus ;
Toutes les étapes de la procédure sont enregistrées dans notre système d’information. Vous pouvez donc suivre le déroulement de la prise de commande du nouveau véhicule à la restitution de l’ancien et voir chaque étape du processus dans le logiciel PHOENIX via le web. Chaque conducteur bénéficie de l’assistance nécessaire pour accéder à son nouveau véhicule et restituer l’ancien sans pertes de temps et en conformité avec ce qu’à décider son entreprise. MoPlus prendra ensuite tous les appels des conducteurs et assurera un suivi tout au long de la vie du véhicule.
Optimisation du parc :
Grille d’attribution
